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Soutenance
Procédure
Attention :
- Pas de soutenance entre le 14 Juillet et le 1er Septembre (sauf dérogation très exceptionnelle pour la 2ème quinzaine de Juillet).
- Soutenances fin décembre 2025 : dépôt des dossiers auprès du secrétariat de l’ED au plus tard le 24 octobre 2025.
Guide & fiches pratiques procédure soutenance – ADUM
Defense thesis guide Ph D student – ADUM
renseignements préliminaires
Soutenance en présentiel
Les soutenances de thèses ont lieu en présentiel. Toutefois, en application de l’Article 2 de l’Arrêté du 27 octobre 2020, les soutenances en hybride peuvent être autorisées à titre exceptionnel par la Présidente de l’Université sous certaines conditions, sur proposition argumentée du directeur de thèse et après avis du directeur de l’école doctorale, accompagnée du document « Formulaire de demande de soutenance en visioconférence » disponible auprès du secrétariat de l’ED, adressé au secrétariat de l’École Doctorale au minimum un mois avant la soutenance. La présence sur site du doctorant, du directeur de thèse et du président de jury est requise.
Les soutenances de thèses ont lieu en présentiel. Toutefois, en application de l’Article 2 de l’Arrêté du 27 octobre 2020, les soutenances en hybride peuvent être autorisées à titre exceptionnel par la Présidente de l’Université sous certaines conditions, sur proposition argumentée du directeur de thèse et après avis du directeur de l’école doctorale, accompagnée du document « Formulaire de demande de soutenance en visioconférence » disponible auprès du secrétariat de l’ED, adressé au secrétariat de l’École Doctorale au minimum un mois avant la soutenance. La présence sur site du doctorant, du directeur de thèse et du président de jury est requise.
- La mise en œuvre au sein de l’université de Poitiers: Il est conseillé de réserver une salle de visioconférence dûment équipée au sein de la composante de rattachement ou de l’unité de recherche.
- Doivent être présents dans la salle : le doctorant et la direction de thèse. La présence du président du jury est fortement recommandée.
Votre demande motivée est à transmettre au secrétariat de l’École Doctorale au moins un mois avant la date de la soutenance.
Les « invités » :
La notion d’invité n’apparaît pas dans l’article sur la composition du jury de l’arrêté du 7 Août 2006.
Les laboratoires peuvent néanmoins inviter des collègues à la soutenance de thèse. Ils pourront participer aux échanges avec le candidat, si le Président du jury les y invite. Ils ne délibèreront pas avec le jury et ne signeront aucun document officiel. Leurs noms ne figureront pas sur la couverture, ils pourront cependant être mentionnés dans les remerciements.
Veuillez prêter une attention particulière aux dates de congés scolaires et fermetures de l’Université de Poitiers afin de garantir la signature des différents documents.
Et avant toute démarche sur ADUM,
➢ Solliciter votre Directeur-rice de thèse pour la désignation des rapporteurs / des rapportrices et la composition du jury de votre soutenance.
➢ Fixer la date et l’horaire de votre soutenance déterminés par ou en accord avec votre directeur u directrice de thèse et les membres du jury.
➢ Prévoir le lieu de la soutenance conformément à l’arrêté.
Le ou la doctorant-e se connecte à son espace personnel sur ADUM pour faire sa proposition de jury et entamer sa demande de soutenance :
➢ Renseigner les éléments de sa soutenance (titre, mots clés anglais/français, date, adresse complète lieu de soutenance, salle, heure, thèse sur publications, langue de rédaction et de soutenance, section CNU, soutenance publique ou à huis-clos, date fin et justification de confidentialité).
➢ Déclarer les rapporteur-rice-s en complétant toutes les rubriques demandées.
➢ Déclarer les membres du jury.
➢ Renseigner les résumés : français/anglais, < 4 000 caractères (espaces, tabulations compris). Versions identiques aux résumés présents dans le manuscrit.
➢ Déposer le fichier de son manuscrit dans sa version définitive avant soutenance « .PDF »
➢ Cliquer sur « J’ai finalisé la saisie des informations relatives à ma soutenance ».
➢ Dans l’encart, « École doctorale – Pièces justificatives à votre demande de soutenance », déposer votre CV et ceux des membres du jury externes à l’Université de Poitiers.
➢ Cliquer sur « Sauvegarder ».
➢ Si demande de confidentialité, soutenance en visio,… formulaire ad hoc pré-rempli à télécharger depuis votre écran d’accueil :
➢ Déposer le fichier de son manuscrit dans sa version définitive » .PDF ».
NB = En parallèle, si et seulement si, le manuscrit est > 300 000 mots et/ou > 20 Mo, le découper avec le logiciel http://www.splitpdf.com/ et l’envoyer par mail à
la direction de thèse pour analyse anti-plagiat.
➢ Répondre aux questions :
• « souhaites-vous déposer un fichier ZIP comprenant des annexes ? »
• « Est-ce que la version d’archivage est aussi la version de diffusion ? » : si non, déposer le fichier PDF de la version de diffusion et préciser les parties de votre thèse non reproduites dans la version de diffusion (pour raisons de droits).
• « Une fois admis au titre de Dr, autorisez-vous l’établissement à diffuer votre thèse via le réseau internet ? ».
➢ Cliquer sur « Vérification de la conformité du manuscrit de thèse et sauvegarder » (le format du fichier doit être archivable).
➢ Finaliser la procédure en validant les onglets visibles à l’écran : Etat civil, coordonnées…Sauvegarder chaque section.
➢ Lorsque toutes les sections sont au vert, cliquer sur « Transmission des données pour instructions du dossier ».
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- Le ou la doctorant e présente ses travaux de recherche et échange avec le jury
- Le jury délibère
- En cas d’admission, le ou la docteur-e prête serment
Art. 19 bis arrêté 20 05 22 « En présence de mes pairs. Parvenu(e) à l’issue de mon doctorat en [discipline] et ayant ainsi pratiqué, dans ma quête du savoir, l’exercice d’une recherche scientifique exigeante, en cultivant la rigueur intellectuelle, la réflexivité éthique et dans le respect des principes de l’intégrité scientifique, je m’engage, pour ce qui dépendra de moi, dans la suite de ma carrière professionnelle quel qu’en soit le secteur ou le domaine d’activité, à maintenir une conduite intègre dans mon rapport au savoir, mes méthodes et mes résultats »
(cf. art. 19 arrêté 26/08/22 modifiant l’arrêté du 25/05/16)
Maximum 1 mois après la soutenance, la direction de thèse dépose sur ADUM :
- le procès verbal de soutenance complété et signé
- le rapport de soutenance complété, signé par le ou la Président-e de jury et contresigné par les membres
- L’avis du jury sur la finalisation du dépôt légal de la thèse, signé par le ou la Président-e du jury et le ou la docteur-e
- Le bordereau électronique de thèse, s’il y a lieu
Maximum 3 mois après la soutenance, le ou la docteur-e dépose sur ADUM la version définitive de la thèse au format PDF. en y intégrant sur la page de couverture le ou la Président-e de jury, la correction d’éventuelles coquilles ainsi que les éventuelles demandes de corrections formulées par le jury.
NB : En cas de corrections demandées par le jury de soutenance, la version définitive qui sera déposée devra être, validée par le ou la Président-e du jury.
« La délivrance du diplôme de doctorat est conditionné au dépôt de la thèse corrigé »
(cf. art. 19 arrêté 26/08/22 modifiant l’arrêté du 25/05/16)
Le docteur indique sa situation professionnelle à l’école doctorale pour l’aider à répondre à l’enquête annuelle du Ministère sur l’insertion professionnelle
- Guide rédaction présentation these Ministère
- Le manuscrit de thèse :
– 1 fichier au format natif (.doc, docx, odt,…) ou dans un zip ou une archive rar.
– 1 fichier UNIQUE (annexes comprises) au format .pdf 1.4 ou supérieur valide (< 20 Mo) utilisé pour l’archivage et la diffusion
- Typographie du manuscrit : la police 12, en Times New Roman, avec un interligne d’1,5 ligne.
- MODELE-COUVERTURE-THESE_SHES-POITIERS ED Humanités
2-Le doctorant vérifie, avant envoi, que ce fichier est conforme à un archivage sur https://facile.cines.fr et vérifie qu’il a les droits de diffusion de toutes les ressources tierces intégrées dans la thèse (images, textes, multimédia…)
- document de valorisation (1 fichier unique au format natif . doc, docx, odt … et au format . pdf 1.4 ou supérieur valide ) comprenant :
– page de garde
– le résumé (4000 caractères, espaces compris), en français et en anglais
– les mots clés, en français et en anglais - Engagement du doctorant avant la soutenance de thèse
- Contrat relatif au dépôt légal et à la diffusion des thèses
- Demande soutenance avec viso-conférence (si besoin)
3- Le doctorant prend connaissance du dépôt légal électronique des thèses : Plaquette SCD
– le doctorant contacte le SCD auprès lionel.rodrigues.ferreira@univ-poitiers.fr pour prendre rendez-vous afin de compléter le bordereau électronique comprenant la liste des mots clés et l’indexation pour le référencement de sa thèse et l’obtention du quitus régularisant son compte de lecteur à la bibliothèque. Démarche pour les mots clés
Rappel : Procédure SCD : https://bu.univ-poitiers.fr/appui-a-la-recherche/deposer-sa-these-ou-son-travail-etudiant/
le doctorant adresse la thèse aux rapporteurs et aux autres membres du jury par voie électronique.
Si les membres du jury ont exprimé le désir de disposer d’un exemplaire papier, le doctorant ou le laboratoire prend en charge l’impression de thèse.
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